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Handbuch

Hilfestellungen und Informationen für easycompliance

1. Einführung in die Sanktionslistenprüfung mit easycompliance

easycompliance ist eine dynamische, onlinebasierte Software (Software aus der Cloud, SaaS bzw. Software as a Service), die es kleinen und mittelständischen Unternehmen möglich macht, ihre Pflichten in Bezug auf die Sanktionslistenprüfung insbesondere beim Export von Waren / Dienstleistungen zu erfüllen. Grundsätzlich muss jedes Unternehmen vor dem Export von Waren / Dienstleistungen sicherstellen, dass der Kunde nicht von einer Sanktion betroffen ist. Personen, Firmen und Organisationen, die durch internationale Beschlüsse auf die geltenden Sanktionslisten gesetzt werden, dürfen nicht beliefert werden. Ebenso dürfen keine Geldleistungen an betreffende Personen geleistet werden.
Als offizieller Partner des Bundesanzeiger-Verlages nutzen wir ausschließlich die aktuellsten Sanktionslisten des Bundesanzeiger-Verlages. Dieser prüft, aktualisiert und ergänzt die Sanktionslisten mehrmals wöchentlich. Hier finden Sie einen Überblick über alle Sanktionslisten, die easycompliance für Sie prüft. Die letzte Aktualisierung der Sanktionslisten hat übrigens am 19.03.2019 stattgefunden.

Das größte Anliegen von easycompliance ist es, die in der Thematik sehr komplexe und komplizierte Sanktionslistenprüfung so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Unsere Kunden müssen hingegen zu anderen, komplizierten Systemen oder zur manuellen Prüfung nur ein Minimum an Arbeitsaufwand aufbringen. Ist easycompliance einmal eingerichtet, haben Sie sprichwörtlich Ruhe im Bereich der Sanktionslistenprüfung. Sie müssen sich lediglich um die Aktualisierung Ihrer zu prüfenden Stammdaten (aber auch das können wir automatisieren) und um die Bewertung der Treffer kümmern.


1.1 Wie funktioniert die Sanktionslistenprüfung

easycompliance prüft automatisch alle Datenbestände gegen die jeweils tagesaktuellen Sanktionslisten. Damit Sie die sogenannte automatische Sanktionslistenprüfung nutzen können, müssen Sie Ihre zu prüfenden Datensätze in easycompliance importieren. Da wir hier auf das Standardformat CSV setzen, kann easycompliance mit jedem CRM-, ERP- bzw. mit jeder Unternehmenssoftware zusammenarbeiten, die eine Exportfunktion bietet. easycompliance speichert nur die Datensätze Ihrer Datei, die für die Prüfung benötigt werden. Alles Weitere wird unwiderruflich gelöscht.


1.2 Einstellung des Suchmusters

easycompliance prüft in mehreren Schritten, ob ein von Ihnen angelegter Datensatz auf den Sanktionslisten in exakter oder in ähnlicher Form vorhanden ist. Die Genauigkeit der Suche kann über das sogenannte Suchmuster in prozentualer Weise individuell eingestellt werden. Ein Suchmuster von 100% findet nur Einträge auf den Sanktionslisten, die in exakter Weise Ihrer Suchanfrage oder Ihren importierten Datensätzen entsprechen. Da der Gesetzgeber keine Vorschriften über die Art und Weise der einzusetzenden Suchgenauigkeit definiert hat, kann durchaus auf eine exakte Suche zurückgegriffen werden. Dennoch sollten hier bestimmte Bedingungen beachtet werden - insbesondere Ihre Datenqualität. Je nach Datenqualität sollte die Suche fehlertolerant eingestellt werden (bspw. auf 90%). So ist sichergestellt, dass Namensbestandteile gefunden werden, auch wenn diese bspw. durch den Erfasser falsch geschrieben wurden. Insbesondere bei Kontakten aus dem Ausland mit ungewöhnlicher Schreibweise und verschiedenen Zeichensätzen bietet sich dieses an. Es gibt jedoch auch Gegebenheiten, von einer fehlertoleranten Suche abzuraten. Im Zweifel nehmen Sie diesbezüglich Kontakt mit uns auf.


1.3 Stammdaten / Einstellungen

Unter dem Menüpunkt Stammdaten / Einstellungen finden Sie eine Übersicht Ihrer Stammdaten und haben die Möglichkeit, Ihr Passwort zu ändern und gewisse Optionen zu aktivieren oder zu deaktiveren. So können Sie bspw. verschiedenste Maileinstellungen vornehmen und definieren, wie Sie im Falle eines Treffers benachrichtigt werden möchten. Zudem können Sie hier das Standardsuchmuster ändern.
Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung des Suchmusters auch ein erneuter kompletter Abgleich aller Ihrer bereits importierten Datensätze mit dem neuen Suchmuster erfolgt.