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Handbuch

Hilfestellungen und Informationen für easycompliance

3. Automatische Sanktionslistenprüfungen mit Namenslisten

Das Kernstück von easycompliance bildet die sog. Listenprüfung. Mit Hilfe dieser ist es möglich, mehrere Sanktionslistenprüfungen gleichzeitig und automatisiert vorzunehmen. Dabei können die zu prüfenden Namen, Firmen oder Organisationen einzeln manuell angegeben werden, oder es können CSV-Dateien importiert werden, die auch mehrere tausend Namen enthalten können. Die importierten oder manuell hinzugefügten Namen werden vollkommen automatisch immer dann (erneut) geprüft, wenn Änderungen an den Sanktionslisten vorliegen. Sie müssen hierzu in keinster Weise tätig werden. Ergibt die Überprüfung eines Namens auf Grund neuer Sanktionslisteneinträge einen Treffer, werden Sie benachrichtigt.


3.1 Listen manuell anlegen

Haben Sie noch keine Liste angelegt, erscheint unter dem Navigationspunkt Automatische Listenprüfung -> Übersicht die Auswahl, Datensätze zu importieren oder diese manuell anzulegen. Klicken Sie auf Datensätze manuell hinzufügen und tragen Sie in das sich öffnende Fenster jeweils die zu prüfenden Namen ein. Unter dem Feld Referenz können Sie bspw. die Kundennummer hinterlegen. Dieses erleichtert Ihnen die Zuordnung zu Ihrem System. Nachdem Sie den Namen gespeichert haben, wird in Kürze eine automatische Prüfung gegen die aktuellen Sanktionslisten vorgenommen.



3.2 Listen importieren / Datenimport

Kunden- oder Lieferantenlisten etc. lassen sich in der Regel aus jeder ERP- oder Unternehmenssoftware exportieren. Diese Exportdateien müssen im CSV- oder TXT-Format vorliegen und zwingend komma- oder semikolongetrennt sein. Klicken Sie zum Importieren unter dem Menüpunkt Automatische Listenprüfung -> Übersicht auf Datensätze importieren. Wählen Sie Ihre Datei und das entsprechende Trennzeichen aus und klicken Sie auf weiter. Das Trennzeichen können Sie in den meisten Programmen beim Export selbst festlegen. Falls nicht, öffnen Sie die Datei mit einem einfachen Texteditor und schauen, wie die einzelnen Datensätze getrennt sind. easycompliance erkennt in der Regel, wenn ein Trennzeichen falsch gewählt wurde und macht Sie darauf aufmerksam.

Im nachfolgendem Schritt erhalten Sie eine Übersicht der ersten fünf Datensätze aus Ihrer Datei. Sie müssen nun auswählen in welchen Spalten bzw. in welcher Spalte sich der zu prüfende Name befindet. Haben Sie die Namen getrennt, bspw. nach Vor- und Nachnamen oder gehen Firmenbezeichnungen über zwei Spalten, so wählen Sie Spalten verbinden. Hier können Sie die Spalten auswählen, in denen sich bspw. der Vor- und Nachname der zu prüfenden Personen befindet. Danach wählen Sie aus, in welcher Zeile der erste Datensatz beginnt, der zu prüfende Namen enthält. Somit wird vermieden, dass Sie die Überschriften Ihrer Tabelle importieren. Unter dem Punkt Referenz können Sie bspw. die Kunden- oder Lieferantennummer auswählen.

Um Duplikate zu überspringen, sprich identische Namen, die mehrfach in Ihrer Datei vorhanden sind, setzen Sie bei Duplikate überspringen einen Haken. Nach einem Klick auf weiter ist der Import vorbereitet. Ihre Datensätze werden nun von easycompliance verarbeitet und die Namen einer automatischen Prüfung unterzogen. Ihre hochgeladene CSV-Datei wird gelöscht und nicht weiter verarbeitet! easycompliance nutzt ausschließlich die Namen und Firmen- bzw. Organisationsbezeichnungen, die Sie ausgewählt haben. Sobald die Datensätze verarbeitet worden sind, erhalten Sie eine Statusemail. Sie können den Status des Importvorganges auch live mitverfolgen. Lassen Sie das Fenster dazu einfach geöffnet.



3.3 Liste erweitern / Namen hinzufügen

Sofern Sie Ihre Liste erweitern möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können erneut eine CSV-Datei importieren (siehe Punkt. 3.2) oder Sie tragen die zu ergänzenden Namen manuell ein, indem Sie unter dem Menüpunkt Automatische Listenprüfung -> Übersicht -> Liste ansehen/bearbeiten auswählen (Punkt 3.1).

Sie können jederzeit eine neue CSV-Datei importieren, OHNE DIE BEREITS IMPORTIERTEN NAMEN ZU LÖSCHEN!. Dieser Punkt ist besonders wichtig, denn wenn Sie einmal alle bereits importierten Datensätze gelöscht haben und importieren dann eine identische Liste, kommt es wieder zu Treffern, die eventuell in der Vergangenheit schon aufgetreten und bearbeitet worden sind.

3.4 Namen suchen, löschen und zurücksetzen

Wenn Sie bestimmte Namen suchen möchten und/oder Namen löschen möchten, klicken Sie unter Automatische Listenrpüfung -> Übersicht auf Liste ansehen/bearbeiten und suchen den Namen entweder anhand der tabellarisch aufgelisteten Namen oder mit Hilfe der Suchfunktion. Hier können Sie entweder nach dem Namen oder der Referenz suchen. Haben Sie einen Namen gefunden, den Sie löschen möchten, klicken Sie unter Aktion auf das Löschen-Zeichen.
Das Zurücksetzen eines Datensatzes bewirkt, dass der entsprechende Name so behandelt wird, als wäre er gerade neu hinzugefügt worden. Unter Umständen kann dieses dazu führen, dass erneute Treffermeldungen generiert werden.


3.5 Liste komplett löschen

Möchten Sie die kompletten Namen löschen, klicken Sie dazu unter Automatische Listenprüfung einfach auf Liste löschen. Sollte Ihre Liste aber bereits Treffer verursacht haben, die Sie eventuell schon bewertet haben, so beachten Sie folgendes: Löschen Sie eine Liste und importieren eine neue, die Namen enthält, die bereits zu Treffern führten, so führen die nun neu importierten Namen wieder zu Treffern. Die Löschfunktion sollten Sie daher mit Bedacht nutzen.


3.6 Automatische Datensynchronisation

Der komfortabelste Weg, Ihre zu prüfenden Datensätze in easycompliance aktuell zu halten, ist der automatische Datenimport. Hierzu greift easycompliance auf einen von Ihnen definierten Speicherort auf dort durch Sie abgelegte CSV-Dateien zu und importiert diese selbständig. Sollten Sie keinen Zugriff zu einem Speicherort haben, so stellen wir Ihnen gerne einen (S)FTP-Account zur Verfügung.
Mit dieser Möglichkeit können Sie über definierte Worklflows bspw. jede Nacht automatisch alle zu prüfenden Daten aus Ihrer Unternehmenssoftware exportieren, welche easycompliance sogleich importiert und prüft. Einfacher geht es nicht! Möchten Sie den automatischen Import nutzen, kontaktieren Sie uns bitte. Im Paket easy plus ist der Service bereits im Preis inbegriffen.