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Handbuch

Hilfestellungen und Informationen für easycompliance

4. Treffer bewerten

Findet easycompliance bei einem Prüflauf einen Namen, der mit einem Namen auf den aktuellen Sanktionslisten übereinstimmt, so wird dieser Name zunächst als Treffer gespeichert. Sie erhalten über diesen Treffer eine Email und er wird für die nächsten Prüfläufe gesperrt, bis Sie ihn bewertet haben.

Im Kundenbereich unter dem Navigationspunkt Automatische Listenprüfung -> Treffer befinden sich alle Namen, die bei einem Prüflauf auf den aktuellen Sanktionslisten gefunden wurden. Hier haben Sie die Möglichkeit, den Treffer als falsch positiv oder als positiv zu bewerten, den Eintrag zu löschen oder eine Einzelprüfung vorzunehmen. Ferner werden Ihnen detaillierte Informationen der Sanktionslisten angezeigt, wie etwa weitere Namen, Geburtsdaten, Passnummern, Adressen etc.
Mit Hilfe dieser Informationen und den Informationen, die Sie darüber hinaus noch über die betreffende Person haben, müssen Sie bewerten, ob es sich bei der entsprechenden Person um die Person handelt, die auf der Sanktionsliste geführt ist, oder nicht.



4.1 Falsch positive Treffer

Ein falsch positiver Treffer ist ein Treffer einer Person oder Organisation, die einen ähnlichen oder gleichen Namen wie diejenige Person oder Organisation aufweist, die auf der Sanktionsliste zu finden ist, es sich hierbei aber nicht um die Person oder Organisation handelt. In der Praxis kommt dieses auf Grund von Namensgleichheiten relativ häufig vor. Ist dieses vorliegend der Fall, bewerten Sie den treffer als falsch positiv. Der Eintrag verschwindet dann aus der Übersicht der noch nicht bewerteten Treffer und ist am Ende der Seite in einer gesonderten Tabelle wiederzufinden.

Jede Markierung eines Namens mit falsch positiv kann auch wieder rückgängig gemacht werden, indem Sie auf klicken.



4.2 Positive Treffer

Stellt sich bei Ihren weiteren Recherchen heraus, dass der geprüfte Name tatsächlich positiv ist, sprich die geprüfte Person die ist, die auf der Sanktionsliste steht, so sollten Sie mit Ihrem Hauptzollamt bzw. dem Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (Bafa) Rücksprache halten. In der Regel dürfen sanktionierte Personen, Firmen und Organisationen weder beliefert werden noch dürfen Ihnen Geldmittel zugeführt werden. Ein Verstoß hiergegen kann empfindliche Geld- und sogar Haftstrafen mit sich bringen!

Zudem sollten Sie den Treffer als positiv bewerten. Dieses hat den Effekt, dass er in einer gesonderten Tabelle gespeichert wird, in welcher Sie den aktuellen Status der Sanktionen tagesaktuell im Blick haben können. Auch positiv bewertete Treffer können wieder rückgängig gemacht werden.



4.3 Treffer löschen

Unabhängig von der Bewertung der Treffer können diese auch einfach gelöscht werden. Hier ist jedoch zu beachten, dass die Namen, die bereits einen Treffer auf einer Sanktionsliste hervorgerufen haben und nicht als falsch positiv oder positiv bewertet worden sind, in Ihrer Listenübersicht als "unbewertet" gekennzeichnet werden. Löschen Sie also einen Treffer, so sollten Sie den entsprechenden Datensatz auch aus Ihrer Listenprüfung entfernen oder diesen zurücksetzen. Bei letzterem kann es aber ggf. zu erneuten Treffermeldungen kommen.


4.4 Kommentare

Sie sollten unabhängig von der Bewertung eines Treffers als positiv oder falsch positiv immer einen Kommentar angeben, in dem die Gründe für Ihre Entscheidung aufgelistet sind. Denn über die Dokumentations- und Archivfunktionen können Sie Ihre Entscheidung dann jederzeit wieder aufrufen. Dieses ist vor allem dann wichtig, Wenn Ihr Unternehmen einer Prüfung unterzogen wird.


4.5 Dokumentation der Treffer

Die Treffer werden solange in easycompliance gespeichert, wie Sie Kunde bei uns sind oder bis Sie die Treffer manuell löschen. Darüber hinaus können Sie die Treffer inkl. Ihrer Bewertung und Ihrer Kommentare aber auch selbständig archivieren. Dieses geschieht in der Übersicht der jeweiligen Treffer über die Druckfunktion oder die PDF-Funktion .