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Handbuch

Hilfestellungen und Informationen für easycompliance

5. Hinweise zur Datenqualität

Sie können auch komplexe Datensätze mit mehreren zehntausend Einträgen mit Hilfe unserer Importfunktion einfach verarbeiten, sofern Ihre Datensätze im CSV-, oder TXT-Format vorliegen und als Trennzeichen das Komma oder das Semikolon verwenden (dies ist in der Regel bei allen Exporten aus ERP- oder Unternehmenslösungen standard). Dennoch sollten Sie bereits bei der Anlegung der Daten in Ihrem System beachten, dass eine genaue und korrekte Erfassung der Datensätze unabkömmlich nicht nur für die Verarbeitung durch easycompliance ist.

Achten Sie deshalb darauf, immer den kompletten Namen der Firmen oder Organisationen zu erfassen und verzichten Sie auf Abkürzungen (gängige Abkürzungen wie GmbH etc. sind allerdings nicht problematisch). Bei Personen ist es wichtig, immer alle Namensbestandteile zu erfassen (Vor- und Nachnamen sowie ggf. Doppelnamen etc.). Sollten sich Ihre Namnesbezeichnungen über zwei Spalten erstrecken (bspw. Vor- und Nachname in einer gesonderten Spalte), so können Sie dieses beim Import in easycompliance angeben, sodass immer der komplette Name erfasst wird. Verzichten Sie zudem darauf, in den Namensspalten Titel oder Anreden der betreffenden Personen zu nennen.

Wird dieses nicht beachtet und Sie importieren bspw. lediglich die Nachnamen, so erhalten Sie unter Umständen sehr viele ungenaue Treffer, welche alle einzeln bewertet werden müssen.

Hinweis: Die nachfolgenden Beispiele gelten auch für die Einzelprüfungen. Geben Sie bei der Einzelprüfung immer nur komplette Firmennamen oder Namen von Privatpersonen ein. Keine Adressen oder sonstigen Zusätze.

Beispiele für nicht optimale Datenqualität
Herr Max Mustermann
Musterfirma GmbH Hr. Max Mustermann
Musterfirma (richtige Firmenbezeichnung: Musterfirma Musterstadt GmbH)
Musterstadt, Büro des Oberbürgermeisters, Bürgermeister Max Mustermann
Frau Inge M. Musterfrau
Dipl. Ing. Prof. Dr. Dr. univ. Sarajevo M. Mustermännchen (Sarajevo ist hier kein Name der Person, sondern die Universität, die den Titel verliehen hat)

Beispiele für optimale Datenqualität
Max Mustermann
Musterfirma GmbH
Musterfirma Musterstadt GmbH
Musterstadt
Inge Marta Musterfrau
Max Mustermännchen