Die Sanktionslistenprüfung

Die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung stellt Unternehmer vor große Herausforderungen: Weltweite Anti-Terrorismusverordnungen stellen geschäftliche Kontakte mit Personen und Personenvereinigungen unter Strafe, die Verbindungen zu einer Terrororganisation unterhalten oder von einer Embargo-Maßnahme betroffen sind. Ebenso ist vom Handel mit Waren abzusehen, die in güterbezogenen Sanktionslisten aufgeführt sind.
Verstößt ein Unternehmen dagegen und führt keine regelmäßige Sanktionslistenprüfung durch, kann es sanktioniert werden und macht sich zudem strafbar.

Warum muss ich eine Sanktionslistenprüfung durchführen?

Im Rahmen der Terrorabwehr ist es Unternehmen verboten, geschäftliche Kontakte zu Organisationen oder Personen zu unterhalten, die von einer Sanktionsliste erfasst sind.

Sanktionslisten sind offizielle Verzeichnisse, in denen Personen, Gruppen, Organisationen oder wirtschaftliche Güter vermerkt sind, von denen Terrorgefahr ausgeht. Dabei unterscheidet man:

• Personen- und organisationsbezogene Sanktionslisten
• Güterbezogene Sanktionslisten

Personen- und organisationsbezogene Sanktionslisten verhindern die Finanzierung und Vorteilsverschaffung des Terrorismus und unterstützen Embargos.

Güterbezogene Sanktionslisten (auch: Güterlisten) beinhalten Waren und Produkte, die z. B. von speziellen Einfuhrzöllen oder Exportbeschränkungen betroffen sind. Exportbeschränkungen gelten u. a. für Dual-Use-Güter, die sowohl für private als auch für militärische Zwecke nutzbar sind.

Verstößt ein Unternehmen gegen die internationalen Anti-Terror-Bestimmungen – z. B. indem es terroristische Organisationen beliefert oder Exportbeschränkungen missachtet – riskiert es strafrechtliche Sanktionen. Mögliche Sanktionen:

• Geldstrafe ab 500.000 €
• Freiheitsstrafe bis zu 15 Jahren

Daneben sind – wenn die Verstöße an die Öffentlichkeit gelangen – Reputationsschäden, Absatzschwierigkeiten und wirtschaftliche Einbußen denkbar.

Für eine Strafe genügt es, wenn das Unternehmen fahrlässig handelt. Um derartige Verfehlungen von Beginn an auszuschließen, empfiehlt sich der regelmäßige Abgleich von Mitarbeiter- und Kundendaten sowie Handelsgütern mit relevanten Sanktionslisten.

Welche Sanktionslisten sind relevant?

Es existieren zahlreiche verschiedene Sanktionslisten. Grundlage ist die vom UN-Sicherheitsrat erarbeitete UN-Sanktionsliste: Die darauf verzeichneten Personen und Organisationen sind von allen Mitgliedsstaaten der UN zu meiden.

Auf EU-Ebene gelten zudem europäische Sanktionslisten, welche die Einträge der UN-Sanktionsliste übernehmen. Daneben führen einige andere Staaten auf Grundlage internationaler Register eigene Sanktionslisten, so z. B.:

• Großbritannien
• USA
• Japan
• Schweiz

Welche Sanktionslisten für welche Unternehmen relevant sind, ergibt sich meist aus der wirtschaftlichen Ausrichtung des Unternehmens bzw. des rechtlichen Geltungsbereichs der Sanktionslisten. Operiert das Unternehmen z. B. ausschließlich innerhalb Europas und unterhält keinerlei Geschäftsbeziehungen nach Japan oder in die Schweiz, sind deren Sanktionslisten zu vernachlässigen.

Für weitere Informationen zu den relevanten Sanktionslisten lesen Sie unseren Beitrag „Welche Sanktionslisten müssen geprüft werden?”.

Wer muss die Sanktionslistenprüfung vornehmen?

Grundsätzlich gilt: Die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung liegt nicht ausschließlich bei der Geschäftsführung eines Unternehmens, sondern ist von jeder Abteilung gleichermaßen voranzutreiben. Besonders hervorzuheben sind dabei z. B. die Buchhaltung, der Vertrieb, der Service und die Personalabteilung.

So ist die Buchhaltung dazu angehalten, zu kontrollieren, ob Zahlungen an Personen oder Organisationen geleistet werden, die einer Sanktionslistenprüfung nicht standhalten. Ebenso muss sich der Vertrieb bei jedem Geschäft rückversichern, dass es keine Übereinstimmung mit einer Sanktionsliste gibt. Der Service muss kontrollieren, dass Personen und Unternehmen, die auf einer Sanktionsliste stehen, nicht von Gewährleistungsrechten, Wartungsansprüchen o. ä. profitieren. Auch die Personalabteilung sollte bestehende Mitarbeiter und Bewerber regelmäßig einer DSGVO-konformen Mitarbeiterprüfung unterziehen.

In welchen Abständen muss ich die Sanktionslistenprüfung durchführen?

Da man die Sanktionslisten regelmäßig aktualisiert, genügt es nicht, die vorhandenen Daten nur einmalig gegenzuprüfen. Im Gegenteil: Es braucht einen regelmäßigen Abgleich.

Die zeitlichen Abstände können grundsätzlich frei vom Unternehmen festgelegt werden. Da sich die Sanktionslisten oft aber sehr kurzfristig und unregelmäßig aktualisieren, empfiehlt sich ein lückenloser und vor allem automatischer Abgleich. Dieser ist mithilfe einer onlinebasierten Software besser realisierbar als durch ein händisches Verfahren – dieses würde aufgrund der Vielzahl von Sanktionslisten einen immensen Arbeits- und Zeitaufwand bedeuten.

Was tun bei positivem Ergebnis?

Verlief die Sanktionslistenprüfung ohne Treffer, bleibt für die Unternehmensführung nichts weiter zu tun. Gab es jedoch ein positives Ergebnis und hält ein Geschäftspartner oder Mitarbeiter der Sanktionslistenprüfung nicht stand, schließen sich weitere Schritte an.

Zunächst ist eine gründliche Aufklärung des Treffers zu betreiben, denn: Namensgleichheit bedeutet nicht automatisch, dass die Person auf der Sanktionsliste und der fragliche Geschäftskontakt dieselben sind. Für Aufklärung sorgen z. B. Geburtsdatum, Geburtsort oder der Sitz der Organisation. Diese Daten sind i.d.R. in den Detaileinträgen der Sanktionslisten zu finden.

Kommt das Unternehmen bei der Aufklärung nicht voran oder hat sich der Verdacht erhärtet, ist die zuständige Behörde mit einzubeziehen. Zuständig ist z. B.:

• Finanzservicezentrum der Deutschen Bundesbank
• Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)

Die Behörde führt weitere Abgleiche durch und informiert das Unternehmen anschließend über das Endergebnis. Bestätigt sie den Verdacht, sind laufende Geldzahlungen unverzüglich einzufrieren und die Anbahnung oder Aufnahme geschäftlicher Beziehungen augenblicklich zu beenden.

Welche Probleme können bei der Sanktionslistenprüfung auftreten?

Während der Sanktionslistenprüfung können zahlreiche Probleme auf Unternehmen zukommen:

• Sanktionslistenprüfung beansprucht zu viel Zeit und Arbeitskraft.
• Antiterrorismusverordnungen sind komplex und kompliziert gestaltet.
• Verpasst das Unternehmen Aktualisierungen der Sanktionslisten, riskiert es rechtliche Konsequenzen.
• Ergebnisse der Sanktionslistenprüfung könnten falsch interpretiert werden.
• Lückenhafte oder unvollständige Einträge erschweren die Sanktionslistenprüfung.
• Neben den EU-Sanktionslisten könnten weitere nationale Sanktionslisten (z. B. US-Sanktionslisten) von Bedeutung sein.

Unsere Lösung: Sanktionslistenprüfung mit easycompliance erfolgreich umsetzen

Wenn Unternehmen die Wichtigkeit einer regelmäßigen und gründlichen Sanktionslistenprüfung unterschätzen und Geschäftskontakte nicht damit abgleichen, handeln sie grob fahrlässig. Strafrechtliche Sanktionen, Reputationsschäden und wirtschaftliche Einbußen können die Folge sein.

Damit Sie weder Sanktionen fürchten, noch einen erheblichen Zeit- und Arbeitsaufwand in die Sanktionslistenprüfung investieren müssen, lohnt es sich, auf eine einfache und automatisierte Lösung zurückzugreifen. Diese bietet Ihnen easycompliance.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

• Online- bzw. cloudbasiert
• Arbeitsplatzunabhängig
• Automatisch
• Immer auf dem neusten Stand
• Minimaler Zeit- und Arbeitsaufwand

Gab es bei der Sanktionslistenprüfung Treffer, werden Sie von easycompliance darüber und über das weitere Vorgehen informiert. Gab es keine Treffer, können Sie sich voll und ganz auf Ihren Unternehmensalltag und Ihre Geschäftsziele konzentrieren.