Watchlists in der Compliance: PEP, Dow Jones MAE, TRAE, SCO, Adverse Media etc. sinnvoll nutzen

Watchlists klingen nach maximaler Sicherheit: mehr Daten, mehr Treffer, mehr Transparenz. In der Praxis ist es komplizierter. Watchlists können für Unternehmen sehr wertvoll sein – sie können aber auch überdimensioniert, teuer und im Tagesgeschäft schlicht unverhältnismäßig sein.

Deshalb kommt es nicht darauf an, möglichst viele Listen zu prüfen. Entscheidend ist, ob die geprüften Daten zum eigenen rechtlichen Risiko, zum Geschäftsmodell und zum konkreten Länder- und Kundenprofil passen.

Was sind Watchlists?

Watchlists sind erweiterte Risikodatenbanken. Sie gehen über die klassischen offiziellen Sanktionslisten hinaus und bündeln zusätzliche Risikoinformationen, etwa zu politisch exponierten Personen (PEPs), verbundenen Unternehmen, nachteiliger Medienberichterstattung (Adverse Media), staatlicher Einflussnahme oder mittelbaren Beteiligungs- und Kontrollstrukturen.

Rechtlich wichtig ist dabei: Eine private Watchlist (und das sind zur Zeit ausnahmslos ALLE PEP-Datenbanken und Watchlists) ist nicht selbst das Gesetz. Sie ist ein Hilfsmittel. Ob eine Geschäftsbeziehung verboten, kritisch oder nur prüfungsbedürftig ist, bestimmt sich weiterhin nach dem jeweils einschlägigen Recht.

PEP-Prüfung: Der Bereich, in dem Watchlists besonders sinnvoll sind

Die PEP-Prüfung ist der klassische Anwendungsfall für Watchlists. Politisch exponierte Personen, ihre Familienangehörigen und ihnen nahestehende Personen sind kein automatisches Ausschlusskriterium, aber ein erhöhter Risikofaktor. Deshalb gehören PEP-Daten in vielen KYC- und Due-Diligence-Prozessen zum Standard.

Mit der EU-AML-Verordnung 2024/1624 wird das Thema ab dem 10. Juli 2027 unionsweit stärker harmonisiert. Der Rechtsrahmen zu PEPs wird präziser, und auch leitende Funktionen in bestimmten staatlich kontrollierten Unternehmen werden stärker einbezogen. Für verpflichtete Unternehmen ist das hochrelevant. Dennoch sollte beachten werden, dass PEP-Datenbanken nicht offiziell sind. Sie stammen von keiner staatlichen Behörde, weder in der EU noch in den USA. In der EU gibt es bspw. die EU-Entscheidung C-2023-724, welche einen einheitlichen Rahmen für Funktionen politisch exponiertere Personen schafft, aber keine Namen nennt. PEP-Datenbanken stammen grds. von privaten Nachrichtenagenturen wie Dow Jones oder info4c - ohne staatliche Kontrolle, Prüfung oder Einbeziehung.

Dow Jones Watchlists: Was steckt hinter MAE, TRAE und SCO?

SCO steht für Sanctions Control & Ownership. Der Feed erfasst Unternehmen, die im Eigentum oder unter der Kontrolle sanktionierter Personen, Unternehmen, Staaten oder Regionen stehen. Der praktische Nutzen: mittelbare Risiken werden schneller sichtbar, insbesondere bei indirekten Bereitstellungsverboten und komplexen Beteiligungsketten.

TRAE steht für Trade Restricted Associated Entities. Hier geht es um Unternehmen, die mit handels- und exportkontrollrechtlich relevanten gelisteten Entitäten verbunden sind, insbesondere im Umfeld der US-BIS-Entity-List. Das ist vor allem für Unternehmen mit US-Bezug, Reexport-Themen oder sensiblen Lieferketten interessant.

MAE bzw. MEU-AE fokussiert verbundene Unternehmen mit Risiken im Zusammenhang mit militärischen Endverwendern und militärischer Endverwendung. Dieser Feed ist vor allem im Exportkontrollumfeld relevant, nicht jedoch typischer Standard für jeden europäischen Mittelständler.

Warum Watchlists sinnvoll sein können

Watchlists sind dann sinnvoll, wenn sie als risikobasierte Vertiefung eingesetzt werden. Sie helfen dabei, nicht nur den offensichtlichen Namenstreffer zu sehen, sondern auch wirtschaftliche Hintergründe, Verbindungen und Risikosignale. Gerade bei PEP-Prüfungen, Drittstaatengeschäften, Lieferketten mit erhöhtem geopolitischen Risiko, öffentlichen Auftraggebern oder US-relevanten Exportfällen kann das einen echten Mehrwert schaffen.

Das gilt besonders dann, wenn Prüfungen nicht nur manuell, sondern automatisiert, wiederkehrend und dokumentiert ablaufen sollen.

Warum Watchlists im Alltag oft überschätzt werden

So nützlich Watchlists sein können: Für viele Unternehmen (und vor allem im deutschen Mittelstand) werden sie überverkauft. Denn eine große Datenmenge ist noch keine gute Compliance. Wer jeden Datensatz prüft, ohne dass das eigene Risiko es verlangt, produziert häufig nur zusätzliche Treffer, mehr Eskalationen und mehr operative Last. Von den Kosten ganz abgesehen, die schnell im fünfstelligen Bereich landen können.

Bei Ownership- und Control-Feeds kommt ein weiteres Problem hinzu: Die Welt ist nicht vollständig registerfähig. Viele Eigentumsverhältnisse sind verschachtelt, dynamisch oder intransparent. Gerade dort, wo Sanktionen besonders relevant sind, ist die Datenlage häufig lückenhaft oder nur mit hohem Interpretationsaufwand brauchbar.

Deshalb gilt auch hier: Nicht alles, was technisch möglich ist, ist automatisch sinnvoll. Für viele rein europäische Standardgeschäfte ist eine flächendeckende Prüfung von PEP, MAE, TRAE und SCO etc. schlicht zu viel des Guten.

Die juristisch saubere Einordnung für DE/EU-Unternehmen

Für deutsche und europäische Unternehmen sind zunächst die einschlägigen EU-Sanktionsverordnungen maßgeblich. Dort entscheidet das Gesetz – nicht der private Feed. Private Watchlists helfen, Risiken zu erkennen und Prozesse zu priorisieren, ersetzen aber keine Rechtsprüfung.

Auch die neue AMLR ab 2027 ändert daran nichts Grundsätzliches: Sie stärkt vor allem die Vorgaben für verpflichtete Unternehmen im AML-/KYC-Bereich, insbesondere bei Beneficial Ownership, PEP und sanktionsbezogener Kundenprüfung. Daraus folgt aber weiterhin keine allgemeine Pflicht für jedes Unternehmen, sämtliche globalen Watchlists pauschal zu berücksichtigen.

Wann sich MAE, TRAE und SCO wirklich lohnen

Zusätzliche Watchlists lohnen sich typischerweise dann, wenn mindestens einer der folgenden Punkte zutrifft:

• US-Bezug der Transaktion oder der Ware
• Exportkontrollrechtlich sensible Produkte (bspw. Dual Use)
• Hochrisikoländer oder Sanktionsumgehungsrisiken
• komplexe Beteiligungs- und Holding-Strukturen
• öffentliche oder staatsnahe Gegenparteien
• regulierte Branchen mit erhöhten KYC-/AML-Anforderungen

Fehlen diese Faktoren, sollte abgewogen werden, ob man sich wirklich zusätzliche Datenkomplexität einkaufen möchte.

Was easycompliance dazu bietet

easycompliance automatisiert die Sanktionslistenprüfung und bietet Unternehmen, die über die klassischen Listen hinausgehen möchten, auch erweiterte Watchlist-Inhalte wie die Dow-Jones-Feeds SCO, TRAE und MAE oder die PEP-Prüfung an.

Der Vorteil liegt dabei nicht nur in den Daten, sondern in der Automatisierung: Regelmäßige automatische Prüfungen, dokumentierte Trefferbearbeitung, saubere Prozessintegration und deutlich weniger manueller Aufwand.

Unsere Meinung: Weniger ist mehr!

Watchlists sind weder Unsinn noch Wundermittel. Sie sind Werkzeuge. Richtig eingesetzt, liefern sie wertvolle Zusatzinformationen – vor allem bei PEP-Prüfungen, US-Bezug, Exportkontrolle und erhöhtem Drittstaatenrisiko. Falsch eingesetzt, erzeugen sie vor allem Kosten, Trefferrauschen und operative Überforderung.

Die beste Compliance ist deshalb nicht maximal, sondern passend. Wir erleben es in unserer Beratungspraxis nahezu täglich. Die meisten Unternehmen möchten alle Listen prüfen, die es gibt - nur um ein falsches Gefühl von maximaler Sicherheit zu erzeugen. Erreicht wird dadurch meist das Gegenteil: Maximale Unsicherheit auf Grund von Treffern, die gar keine sind, Regelwirrwarr und falsche Prozesse. Lassen Sie sich deshalb von uns persönlich beraten, denn wir haben weit über 10 Jahre Erfahrung in diesem Gebiet.

Häufige Fragen zu Watchlists