Aktuelles

Mit unserem diesjährigen Frühjahrsupdate erfährt easycompliance eine der größten und weitreichendsten Änderungen der letzten Jahre - auch, wenn der Großteil davon für unsere Kunden nicht auf den ersten Blick ersichtlich ist. Die wesentlichsten Änderungen und Neuerungen fanden nämlich beim Suchalgorithmus statt. Dieser wurde grundlegend überarbeitet und arbeitet nun noch genauer. Unser vorrangiges Ziel war es, falschen Treffern vorzubeugen. In Zukunft dürfte es somit zu weniger falsch positiven Treffern bei unseren Kunden kommen, was den Arbeitsaufwand für die Sanktionslistenprüfung deutlich verringern dürfte. Erreicht wird dieses durch eine verbesserte phonetische Erkennung sowie zusätzliche algorithmische Prüfschritte im Falle von auftretenden Übereinstimmungen bestimmter Namensbestandteile.

Um die Benutzerfreundlichkeit zu erhöhen und um Ihnen die Bewertung im Falle eines Treffers noch einfacher zu machen, haben wir die Übersicht der Detaildarstellung des Sanktionslisteneintrages überarbeitet. Hier finden sich ab sofort alle relevanten Informationen zur sanktionierten Person oder Organisation: Status der Sanktion, alle Aliasnamen, Gültigkeit der Sanktion, Adressen, Geburtsdaten und -orte sowie Kommentare, Passnummern etc. werden nun übersichtlich dargestellt. Die neue Übersicht befindet sich sowohl bei der Trefferbewertung der automatischen Listenprüfungen als auch bei der Ergebnisdarstellung der Einzelprüfungen. Wie genau die neue Darstellung aussieht, können Sie in unserem Handbuch sehen.

Zudem ist es nun möglich, die Gültigkeit einer Sanktion zu überwachen. Sofern ein Treffer als positiv bewertet wurde, erscheint der Datensatz in einer separaten Übersicht. Die hierzu identifizierten Sanktionslisteneinträge werden samt einer Statusanzeige zur aktuellen Gültigkeit der Sanktion angezeigt. Sollte die Sanktion eines als positiv Bewerteten Treffers in der Zukunft aufgehoben werden, erhalten Sie eine Benachrichtigung und können zudem jederzeit den aktuellen Status prüfen.

Es war bereits möglich, beim Import der Datensätze bspw. Kunden-, Lieferanten- oder Mitarbeiternummern in Form einer Referenz zu übergeben. Diese Referenz wird bei sämtlichen Sanktionslistentreffern und Übersichten angezeigt, um unseren Kunden die Zuordnung innerhalb ihrer Systeme und Prozesse zu erleichtern.

Neu ist nun, dass sich die Referenzen auch auf die Archiv- und Dokumentationsfunktionen ausstrecken. Ruft man also bspw. direkt aus den importierten Datensätze die Einzelprüfung auf und ist bei diesem Datensatz eine Referenz hinterlegt, so wird diese sowohl beim Ergebnisdruck als auch bei der PDF-Archivierung angezeigt. Gleiches gilt bei der Archivierung von Treffern der automatischen Sanktionslistenprüfung. Die manuelle Eingabe der Referenz über die Kommentarfunktion fällt somit weg.

Die Sanktionslistenprüfung ist den meisten (auch exportierenden) Unternehmen weitestgehend unbekannt, obwohl unstreitig feststeht, dass jedes Unternehmen in der Pflicht steht, geeignete Maßnahmen zur Abwehr von Terrorismus zu treffen. Dieses ergibt sich aus der EG-Antiterrorismus-Verordnung. Gelder, Vermögenswerte, Waren o.Ä. dürfen sanktionierten Personen und/oder Organisationen nicht zugänglich gemacht werden.

Auf dieses Problem treffen vor allem exportierende Unternehmen, die zahlreiche Geschäftskontakte mit ausländischen Kunden aufrecht erhalten. Doch gerade in der heutigen Zeit, in der die weltweiten Spannungen zunehmen und wöchentlich Sanktionen als politisches Mittel ausgesprochen werden, wächst die Unsicherheit der Unternehmen - und dieses zu Recht, da es für Unternehmen neben dem Tagesgeschäft kaum möglich ist, all ihre Kunden im Alleingang auf Sanktionen zu überprüfen. So wurde in den letzten Jahren vermehrt darauf gesetzt, die Sanktionslistenprüfung einfach zu ignorieren. Spätestens aber als AEO-zertifiziertes Unternehmen kommt man um diese Pflicht nicht mehr umher, sogleich es aber auch hier erhebliche Defizite gibt. Viele unsere Kunden versuchten vor dem Einsatz von easycompliance, ihrer Pflicht beispielsweise durch den manuellen Abgleich der Sanktionslisten bei der Neuanlage von Kunden nachzukommen. Diese manuelle Sanktionslistenprüfug reicht jedoch nicht aus.
In der strafrechtlichen Praxis bedeutet dieses aber, dass Unternehmen täglich mindestens ein hohes Bußgeld riskieren. Wenn auch die Strafverfolgung in diesem Bereich noch nicht vollständig ausgebaut ist, so zeigen prominente Beispiele, dass die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung durchaus ernst zu nehmen ist: So wurde im Frühjahr 2015 eine Strafe in Höhe von 5,5 Millionen Euro gegen PayPal ausgesprochen, da sanktionierte Personen über PayPal Geschäfte abwickeln konnten.

Da sich derzeit wie erwähnt die weltweiten Spannungsgebiete ausdehnen und wöchentlich Sanktionen ausgesprochen werden (Nordkorea, Russland, Iran etc.) ist eine automatische Sanktionslistenprüfung für Unternehmen unabkömmlich. easycompliance bietet Ihnen hier Sicherheit, prüft täglich Ihre Geschäftskontakte und nutzt stets die aktuellsten Sanktionslisten des Bundesanzeiger-Verlages.

Es ist nun möglich, die Einstellungen für die Email-Benachrichtigungen zu individualisieren. Standardmäßig erhalten Sie nach jedem Treffer, der bei der automatischen Sanktionslistenprüfung gefunden wird, einen Hinweis per Email, um die weiteren Schritte einzuleiten. Dieser Hinweis bei jedem Treffer kann nun in den Einstellungen deaktiviert werden.
Wird so verfahren, sollten Sie jedoch unbedingt die Option der täglichen Benachrichtigung im Falle von Treffern aktivieren. So erhalten Sie, je nach gewählter Einstellung, jeden Morgen eine Statusmail, ob Treffer bei den letzten Sanktionslistenprüfungen gefunden worden sind, oder nicht.

Wir haben die Importfunktion für die automatische Sanktionslistenprüfung von Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterlisten erweitert. Ihnen steht nun ein zusätzliches Feld namens Referenz zur Verfügung. In dieses können Kundennummer, Lieferantennummer, Mitarbeiternummern oder sonstige Referenzhinweise importiert werden, die es Ihnen ermöglichen, eine schnellere interne Zuordnung im Falle eines Treffers zu Ihrem Datensatz zu gewährleisten.

Des Weiteren kann der Import nun auch in Echtzeit verfolgt werden. Die Importvorgänge werden alle fünf Minuten von unserem System initialisiert und Sie erhalten eine Rückmeldung zum aktuellen Importstatus. Im gleichen Zuge haben wir auch die Performance des Imports verbessert. Auch Dateien mit weit über 100.000 Zeilen benötigen nur noch wenige Sekunden, bis der Import vollständig abgeschlossen ist.

Direkt nach dem Import startet die automatische Sanktionslistenprüfung im Hintergrund.