In der Geldwäscheprävention ist die Prüfung auf politisch exponierte Personen (PEP) eine der Pflichten, bei denen in der Praxis am häufigsten Fehler passieren. Das liegt weniger an Nachlässigkeit. Häufiger fehlt eine verlässliche Datenbasis, oder es ist nicht klar geregelt, wer im Unternehmen welche Entscheidung trifft. Bis zum Geltungsbeginn der EU-Geldwäscheverordnung (AMLR) am 10. Juli 2027 bleiben rund acht Monate. Wer seine Prozesse bis dahin nicht überprüft, muss später unter Zeitdruck nachbessern.
Rechtsrahmen heute: GwG als Grundlage
Derzeit richtet sich die PEP-Prüfung in Deutschland nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Verpflichtete müssen im Rahmen der allgemeinen Sorgfaltspflichten mit angemessenen, risikoorientierten Verfahren feststellen, ob ihr Vertragspartner oder der wirtschaftlich Berechtigte eine politisch exponierte Person ist. Dasselbe gilt für Familienmitglieder und bekanntermaßen nahestehende Personen. Ist das der Fall, greifen verstärkte Sorgfaltspflichten:
- Die Geschäftsbeziehung darf nur mit Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene begründet oder fortgeführt werden.
- Die Herkunft der eingesetzten Vermögenswerte muss mit angemessenen Maßnahmen geklärt werden.
- Die Geschäftsbeziehung ist verstärkt kontinuierlich zu überwachen.
Diese Pflichten gelten nicht nur für Banken und Versicherungen. Auch Güterhändler, Immobilienmakler, Steuerberater oder Kunsthändler können je nach Konstellation Verpflichtete sein. Gerade im Mittelstand wird das oft unterschätzt.
Was die AMLR an der PEP-Prüfung ändert
Mit der Verordnung (EU) 2024/1624 zur Verhinderung der Geldwäsche (AMLR) im EU-Amtsblatt werden die Sorgfaltspflichten erstmals unmittelbar und EU-weit einheitlich geregelt. Die bisherige Umsetzung über nationale Gesetze entfällt in diesem Bereich weitgehend. Für die PEP-Prüfung sind vor allem drei Punkte wichtig:
1. Erweiterter PEP-Begriff
Die AMLR erweitert den Kreis der wichtigen öffentlichen Ämter. Künftig erfasst sie zum Beispiel auch Leitungspersonen regionaler und lokaler Gebietskörperschaften ab einer bestimmten Einwohnergröße (die Schwelle liegt bei 50.000 Einwohnern). Für deutsche Unternehmen bedeutet das: Oberbürgermeister größerer Städte und Landräte bevölkerungsreicher Kreise können in den PEP-Bereich fallen. Viele bisherige Prüfroutinen haben diese Personen nicht systematisch erfasst.
2. Einheitliche Maßstäbe statt nationaler Auslegung
Die AMLR schafft gemeinsame Regeln. Zusätzlich soll die neue EU-Geldwäschebehörde AMLA in Frankfurt am Main Leitlinien und technische Standards erarbeiten. Für Unternehmen, die in mehreren EU-Staaten tätig sind, ist das eine Chance: Die Konzernrichtlinie zur PEP-Prüfung muss künftig nicht mehr an jede nationale Besonderheit angepasst werden. Gleichzeitig fällt der Spielraum weg, sich auf eine großzügige nationale Auslegung zu berufen.
3. Nachwirkung des PEP-Status
Auch nach dem Ausscheiden aus dem Amt bleibt eine Person für einen Mindestzeitraum risikorelevant. Danach müssen Verpflichtete das fortbestehende Risiko individuell bewerten. Ein automatisches „Entlisten“ nach Ablauf der Frist reicht nicht. Die Entscheidung sollte dokumentiert und nachvollziehbar begründet sein.
Praxis: Wo PEP-Prüfungen typischerweise scheitern
Aus der Beratungspraxis sehe ich bei der PEP-Prüfung immer wieder dieselben Schwachstellen:
- Nur der Vertragspartner wird geprüft: Wirtschaftlich Berechtigte, Familienangehörige und nahestehende Personen werden nicht mit einbezogen. PEP-Risiken liegen aber oft gerade in Beteiligungsstrukturen.
- Keine Unterscheidung bei Treffern: Ein PEP-Treffer wird wie ein Sanktionstreffer behandelt und die Geschäftsbeziehung reflexartig abgelehnt. Der PEP-Status ist aber kein Verbot. Er löst verstärkte Sorgfaltspflichten aus. Ein generelles „De-Risking“ kann unnötig Geschäft kosten und ist aufsichtlich nicht gefordert.
- Fehlende Freigabe durch die Führungsebene: Die Zustimmung der Führungsebene wird zwar eingeholt, aber nicht dokumentiert. Bei einer Prüfung durch die Aufsicht zählt jedoch nur, was dokumentiert ist.
- Veraltete Daten: Ämter wechseln nach Wahlen, Regierungsumbildungen und Kommunalwahlen. Eine Datenbasis, die nicht laufend aktualisiert wird, erzeugt Lücken genauso wie Fehltreffer.
Empfehlungen für die nächsten Monate
Bis Juli 2027 sollten Verpflichtete vor allem folgende Schritte angehen:
- Gap-Analyse: Gleichen Sie die bestehende interne Richtlinie mit den Vorgaben der AMLR ab. Besonders wichtig sind der PEP-Begriff und die Nachwirkungsfrist.
- Datenquellen prüfen: Klären Sie, ob Ihre PEP-Daten künftig auch kommunale und regionale Funktionsträger enthalten.
- Bestand screenen: Überprüfen Sie bestehende Kundenbeziehungen vor dem Stichtag erneut. Neue Pflichten gelten nicht nur für Neukunden.
- Prozesse und Zuständigkeiten festlegen: Legen Sie fest, wer Treffer bewertet und wer freigibt. Klären Sie auch, wie die Herkunft der Vermögenswerte plausibilisiert und dokumentiert wird.
- AMLA-Leitlinien verfolgen: Beobachten Sie die Konsultationen und Veröffentlichungen der AMLA, damit Sie Ihre Verfahren rechtzeitig nachjustieren können.
Die PEP-Prüfung sollte außerdem nicht isoliert betrachtet werden. In der Praxis lässt sie sich gut mit der Sanktionslistenprüfung für Unternehmen verbinden, denn Kundenstammdaten, Abgleichslogik und Trefferbearbeitung überschneiden sich weitgehend. Eine gemeinsame Bearbeitung spart Aufwand und vermeidet widersprüchliche Bewertungen.
Fazit
Mit der AMLR wird die PEP-Prüfung einheitlicher, aber in Teilen auch anspruchsvoller. Unternehmen, die ihre Datenbasis, ihre Bestandsprüfung und ihre Dokumentation jetzt aufräumen, haben im Juli 2027 deutlich weniger Arbeit. Die Pflicht beginnt also nicht erst mit dem Geltungsbeginn, sondern mit der Vorbereitung darauf.
Die PEP-Prüfung von easycompliance unterstützt Sie dabei mit laufend aktualisierten PEP-Daten und einer revisionssicheren Dokumentation der Trefferbearbeitung.