In vielen Unternehmen wird die PEP-Prüfung noch wie eine Formalie beim Onboarding behandelt: Beim ersten Kontakt wird der Name abgeglichen, das Ergebnis abgelegt und die Akte geschlossen. Genau das ist aus Sicht der Geldwäscheprävention eine der häufigsten Schwachstellen. Politische Ämter sind vergeben, bis Wahlen, Regierungsumbildungen oder Neubesetzungen in Staatsunternehmen etwas daran ändern. Ein Geschäftspartner, der gestern unauffällig war, kann heute eine politisch exponierte Person (PEP) sein, oder er wird es über ein Familienmitglied.
Rechtlicher Rahmen: Was das GwG heute verlangt
Nach dem Geldwäschegesetz (GwG) müssen Verpflichtete prüfen, ob ihr Vertragspartner oder ein wirtschaftlich Berechtigter eine PEP, ein Familienmitglied oder eine bekanntermaßen nahestehende Person ist. Der Begriff der PEP ist in § 1 Abs. 12 GwG geregelt. Ist das der Fall, liegt regelmäßig ein erhöhtes Risiko vor. Dann gelten verstärkte Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG. Dazu gehören insbesondere die Zustimmung eines Mitglieds der Führungsebene zur Geschäftsbeziehung, angemessene Maßnahmen zur Klärung der Herkunft der Vermögenswerte und eine verstärkte kontinuierliche Überwachung.
Wichtig für die Praxis: Die verstärkten Pflichten enden nicht automatisch mit dem Ausscheiden aus dem Amt. Das GwG verlangt, dass sie für mindestens zwölf Monate danach weiter angewendet werden, und zwar risikoorientiert. Wer den Amtsverlust nicht mitbekommt, kann diese Frist auch nicht korrekt handhaben.
Welche Funktionen in Deutschland, in internationalen Organisationen und in den EU-Institutionen als wichtige öffentliche Ämter gelten, ergibt sich aus der von der EU-Kommission veröffentlichten Liste. Die BaFin hat darauf in ihrer BaFin-Meldung zur PEP-Liste der Europäischen Kommission hingewiesen. Diese Liste sollten Sie als Referenz für Ihre interne Richtlinie nutzen.
Die drei typischen Lücken im laufenden Geschäft
1. Statuswechsel im Bestand
Neue Regierungen, Ministerwechsel, neu besetzte Aufsichtsräte staatseigener Unternehmen, Richterinnen und Richter an obersten Gerichten oder Botschafter: Durch solche Veränderungen entstehen laufend neue PEPs. Wird der Kundenbestand nur beim Onboarding geprüft, fallen diese Wechsel nicht auf. Ein regelmäßiger, möglichst automatisierter Abgleich des gesamten Bestands ist daher kein Luxus. Er ist die Voraussetzung dafür, § 15 GwG überhaupt einhalten zu können.
2. Familienangehörige und nahestehende Personen
Das Risiko liegt häufig nicht bei der PEP selbst, sondern im Umfeld. Dazu zählen Ehepartner, Kinder und deren Partner, Eltern sowie Personen, die mit der PEP gemeinsam wirtschaftlich Berechtigte einer Gesellschaft sind. Ein reiner Namensabgleich mit dem Vertragspartner reicht hier nicht aus. Sie müssen auch die wirtschaftlich Berechtigten aus dem Transparenzregister und aus eigenen Angaben in die Prüfung einbeziehen.
3. Treffer ohne Konsequenz
Ein PEP-Treffer ist kein Verbot. Anders als bei einer Sanktionsliste dürfen Sie die Geschäftsbeziehung fortführen. Aufsichtsbehörden prüfen aber, ob auf den Treffer die vorgeschriebenen Schritte gefolgt sind. Dokumentieren Sie deshalb nachvollziehbar, wer die Zustimmung erteilt hat, welche Angaben zur Mittelherkunft vorliegen und in welchem Rhythmus die Beziehung überwacht wird. Fehlt diese Dokumentation, wird aus einem beherrschbaren Risiko schnell ein Bußgeldrisiko.
Blick nach vorn: EU-Geldwäscheverordnung und AMLA
Mit der EU-Geldwäscheverordnung (AMLR, Verordnung (EU) 2024/1624) werden die Sorgfaltspflichten künftig unmittelbar und EU-weit einheitlich geregelt. Die Verordnung gilt im Wesentlichen ab dem 10. Juli 2027. Die neue EU-Geldwäschebehörde AMLA mit Sitz in Frankfurt am Main soll unter anderem Leitlinien und technische Standards erarbeiten, die die Anwendung in der Praxis prägen werden. Auch Unternehmen außerhalb des Finanzsektors, etwa Güterhändler oder Immobilienmakler, sollten jetzt prüfen, ob ihre Prozesse die EU-weit einheitlichen Pflichten tragen werden.
Bis dahin gilt: Die Grundlogik bleibt gleich. Sie müssen PEPs erkennen, das Risiko bewerten, verstärkte Maßnahmen ergreifen und die Beziehung fortlaufend überwachen. Wer diese Kette heute sauber aufsetzt, muss 2027 im Wesentlichen nur nachjustieren.
Praxis-Checkliste für Compliance-Verantwortliche
- Bestandsprüfung: Gleichen Sie Ihren gesamten Kunden- und Partnerbestand regelmäßig mit aktuellen PEP-Daten ab, nicht nur beim Onboarding.
- Wirtschaftlich Berechtigte: Beziehen Sie UBOs, Familienmitglieder und nahestehende Personen systematisch ein.
- Freigabeprozess: Legen Sie fest, welches Mitglied der Führungsebene PEP-Beziehungen genehmigt, und dokumentieren Sie die Entscheidung.
- Mittelherkunft: Definieren Sie, welche Nachweise Sie abhängig vom Risiko anfordern.
- Nachlauffrist: Behalten Sie ehemalige PEPs mindestens zwölf Monate im erhöhten Monitoring und bewerten Sie danach neu.
- Abgrenzung: Trennen Sie PEP-Treffer klar von Sanktionstreffern. Nur Sanktionen lösen ein Bereitstellungsverbot nach EU-Sanktionsrecht aus.
In der Praxis ist es sinnvoll, die PEP-Prüfung und die Sanktionslistenprüfung in einem gemeinsamen Prozess zu bündeln. Die rechtlichen Folgen eines Treffers sollten Sie dabei aber getrennt bewerten. So vermeiden Sie, dass ein Sanktionstreffer als bloßes Risikomerkmal eingestuft wird oder ein PEP-Treffer zu einem unnötigen Geschäftsabbruch führt.
Mit der PEP-Prüfung von easycompliance können Sie Neukunden und Bestand regelmäßig abgleichen und Treffer revisionssicher dokumentieren. Auf Wunsch geschieht das zusammen mit der Sanktionslistenprüfung in einem Arbeitsgang.